Fórmulas de cortesía en un correo electrónico: ¿cómo usarlas?

Fórmulas de cortesía en un correo: ¿qué es la etiqueta lingüística?

En otras palabras, utilizar correctamente los saludos iniciales y las fórmulas de despedida informa al destinatario de que somos personas educadas y sabemos comunicarnos en un contexto profesional.

Los tiempos en que la correspondencia empresarial se enviaba principalmente por carta quedaron atrás. Hoy predomina la comunicación por correo electrónico. La mayoría de las personas redacta a diario decenas de mensajes para enviarlos a colegas, clientes, proveedores o superiores.

Sin embargo, a pesar de la experiencia acumulada, muchas personas siguen cometiendo numerosos errores por desconocimiento, y esto puede causar una mala impresión en el destinatario.

Estructura correcta de un correo formal

Todo mensaje debería constar de tres elementos:

• introducción (saludo);
• cuerpo del mensaje (puede ser una consulta, un reclamo o un aviso);
• despedida.

En este artículo no nos centraremos en el cuerpo del mensaje. Solo recordaremos que, independientemente de quién sea el destinatario, debemos aplicar las normas de etiqueta lingüística: dirigirnos de manera cordial, sin ofender ni presionar para obtener una acción o decisión.

Antes de analizar las fórmulas de cortesía que se utilizan al principio y al final de un correo, debemos identificar al destinatario. Las siguientes preguntas pueden ayudarte:

• ¿Conozco a esta persona? (no necesariamente en persona; en otras palabras, ¿ya hemos intercambiado correos?);
• ¿Qué cargo ocupa el destinatario? (¿es profesor, supervisor, colega o funcionario?);
• ¿Conozco su género o la forma en que prefiere ser tratado?;
• ¿Qué grado de formalidad requiere la situación? (¿se trata de un colega, una persona con más experiencia o alguien con autoridad?).

Cuando tengas claras las respuestas, te resultará más fácil elegir las fórmulas de cortesía, tanto iniciales como finales. También conviene que ambas sean coherentes entre sí: el saludo y la despedida deberían mantener un nivel de formalidad similar.

Fórmulas de cortesía para iniciar un correo

Todo mensaje debe comenzar de manera adecuada. Ir directamente al punto solo es aceptable cuando se trata de la continuación de una conversación ya iniciada. Si escribes a alguien por primera vez, no conviene omitir el saludo.

¿Qué fórmulas de cortesía pueden utilizarse al inicio de un correo?

• Estimado señor / Estimada señora: cuando conoces el género y no tienes una relación cercana con el destinatario;
• Estimados señores / Estimado equipo: cuando escribes a un grupo o a una dirección general y no sabes quién leerá el mensaje;
• Estimado Dr. / Estimada Dra. / Estimado profesor / Estimada profesora: cuando conoces el título o cargo del destinatario y es relevante para la comunicación;
• Estimado Juan / Estimada Laura: cuando ya conoces a la persona o existe una relación profesional habitual;
• Hola, equipo / Hola a todos: en comunicaciones internas o semiformales, cuando existe confianza;
• Buenos días / Buenas tardes: saludos neutrales y profesionales, especialmente útiles cuando no conoces el nombre o prefieres evitar marcar el género.

¿Es un error comenzar un correo formal con «Hola»?

En español, «Hola» no es incorrecto en todos los contextos, pero puede resultar demasiado informal para un primer contacto, una solicitud importante o un mensaje dirigido a una persona con mayor autoridad. En un correo formal conviene optar por «Estimado señor», «Estimada señora», el título profesional correspondiente o un saludo como «Buenos días».

También es mejor evitar saludos excesivamente informales como «¡Hey!» o «¿Qué tal?» en comunicaciones profesionales. En cambio, «Hola» puede funcionar perfectamente en mensajes internos o semiformales, sobre todo si se acompaña del nombre del destinatario.

Cómo escribir el saludo inicial

Después del saludo inicial se coloca normalmente una coma y se deja una línea en blanco antes de comenzar el cuerpo del mensaje. En muchos estilos actuales, la primera palabra del texto puede escribirse con mayúscula, especialmente si se inicia una oración independiente. Lo importante es mantener un formato coherente y profesional en todo el mensaje.

Fórmulas de cortesía para despedirse

El saludo y el contenido del mensaje ya están listos; ahora es momento de cerrarlo. ¿Qué fórmulas de despedida son adecuadas en un correo formal?

• Atentamente;
• Cordialmente;
• Saludos cordiales: una opción profesional y algo más cercana.

¿Es un error usar «Saludos»?

No solo el saludo inicial puede generar dudas. ¿Es incorrecto cerrar un correo con «Saludos», «Saludos cordiales» o «Un saludo»? No necesariamente. Estas fórmulas pueden utilizarse en correspondencia semiform al o entre colegas. Funcionan especialmente bien cuando el mensaje comienza con «Buenos días» o «Hola». Para un primer contacto muy formal, una solicitud institucional o una comunicación dirigida a una persona con autoridad, es preferible «Atentamente» o «Cordialmente».

Cómo escribir la despedida

Después de la fórmula de despedida no es necesario añadir una coma ni un punto. En la línea siguiente debe aparecer la firma, con el nombre completo, incluso si el destinatario ya sabe quién escribe por la dirección de correo o por la firma automática.

Ejemplo de correo formal

A continuación presentamos un ejemplo de correo formal que sigue las recomendaciones de este artículo:

Estimados señores:

Me complace mucho que hayan tenido la oportunidad de leer este artículo. Comparto a continuación un resumen con las conclusiones más importantes y, a mi juicio, más relevantes. ¡Espero que les resulte útil y quedo a su disposición para futuras consultas!

Atentamente

María González